Les chroniques de l'ERP : L’organisation des données, au cœur de la digitalisation
23 mai, 2022 par
Les chroniques de l'ERP : L’organisation des données, au cœur de la digitalisation
Erik O.

 

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Les données, de quoi s’agit-il ? 

En fait ce sont tous les documents numériques de votre activité, de la simple présentation que vous avez enregistrée dans votre disque dur à toutes celles que vous publiez sur Internet, aux fichiers que vous partagez, aux bases de données alimentant un système ou une site Internet. Tout, les textes, les images, les divers médias. Tout cela constitue votre environnement numérique et il faut l’ordonner, l’indexer, le ranger. 

Car rien n’est pire que de fouiller un disque dur, un drive, à la recherche désespérée de cette présentation que vous avez projetée quelques semaines auparavant et qui doit vous servir de base à une nouvelle version. Et que vous ne veniez pas dire c’était tellement mieux à l’époque du papier, on s’y retrouvait, quel fallacieux mensonge ! S’y retrouve celui qui clase ses affaires, papier ou numérique.

Rangez vos données

Concevez une « armoire » à ranger, celle de vos dossiers, ceux que vous ne partagez pas. Adoptez votre propre classement car aucune règle ne peut être appliquée, mais tenez-vous-y. Pensez juste qu’un bon classement nomme les dossiers correctement, de manière intelligible, et que les ordinateurs (quel que soit leur système d’exploitation) ne digèrent pas bien les noms très longs et bourrés de caractères spéciaux (ponctuations, tous les signes divers et variés et surtout pas les apostrophes). 

Préférez les noms courts, si vous voulez que tout se classe correctement précédez tous les noms de dossiers et de fichiers de chiffres à deux « digits » (s’il y a moins de 100 rubriques sinon trois « digits » au-delà), genre 01, 02 et ainsi de suite. Si vous voulez un classement par date surtout pas notre format mais l’anglo-saxon inversé, l’année d’abord, le mois ensuite et enfin la date, et pour aller plus loin éventuellement l’heure en quatre chiffres. Tout se classera à merveille. Par exemple cela donne 20190930-1040 pour le 30 septembre 2019 à 10 heures 40


Gérez vos données

Gérez les données partagées, il faut adopter une procédure de classement plus « universelle », compréhensible et acceptable de tous. Celle conseillée ci-dessus peut très bien être adoptée, ordre et chronologie sont souvent de bons alliés dans un classement compris de tous. Mais, surtout, vous comprendrez très vite qu’il faut imposer, marteler et ne pas tolérer d’écart. Combien de fois avons-nous établi dans notre entreprise des procédures de nomenclature de fichiers, louées de tous et respectées de personne. Pour cela il n’y pas (presque pas) de solution et seul l’entêtement vaincra pour le plus grand bénéfice de tous.

On peut s’en convaincre en prenant le contrepied. Quel enfer de voir un prestataire chercher désespérément la dernière version d’un fichier quand il ne cherche pas le fichier tout court. Et que de temps perdu, de mails à large arrosage de copies pour alerter. Ou, pour bien faire comprendre à tout le monde : « ce n’est pas de ma faute ». Résultat, le stress monte d’un cran et l’entreprise perd gros en efficacité. Un prestataire qui perd un quart d’heure par jour, c’est 5 heures mois fois 12 pour un an. Si vous comptez 40 euros de l’heure c’est tout simplement effrayant et cette économie vous permettrait de vous acheter de nouveaux ordinateurs que vous trouvez exagérément chers !


Constituez des bases de données et indexez-les

Prenons la définition donnée par Wikipedia qui est parfaite : « Une base de données (en anglais database), permet de stocker et de retrouver l'intégralité de données brutes ou d'informations en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes et plus ou moins reliées entre elles. Dans la très grande majorité des cas, ces informations sont très structurées, et la base est localisée dans un même lieu et sur un même support. Ce dernier est généralement informatisé. »

Plus droit au but, le Larousse donne celle-ci : « Ensemble structuré de fichiers regroupant des informations ayant certains caractères en commun ; logiciel permettant de constituer et de gérer ces fichiers. »

Tout est dit, informatique, structurée, classée, centralisée et accessible. On peut aussi travailler avec des bases de données dites relationnelles. Cela devient plus complexe, mais pour faire simple, imaginez que vous ayez des fichiers de présentation en format PDF (donc statiques) et juste bien classés et bien nommés. Vous disposez par ailleurs d’un premier fichier Excel qui liste tous ces documents sous format PDF en leur donnant des attributs, par exemple date de création, auteur, titre, quelques mots clés sur le contenu. Et vous avez un autre fichier Excel qui donne pour chaque mot clé une définition plus précise. Vous décidez de mettre tout cela à disposition sur un site Internet réservé à vos collaborateurs.

Un petit tour de passe-passe informatique (en clair une transformation des formats Excel et l’écriture d’un programme qui va actionner « virtuellement » d’autres tableaux, et vous obtiendrez un module tout fait de votre site avec un affichage classé, un moteur de recherche et une remontée de fiche en version PDF accompagnée de ses caractéristiques et des mots clés définis de manière développée.

Vous avez forcément compris, si rien n’est classé, le programme ne pourra pas tourner, et si vous ne faites pas cet effort vous trouverez un prestataire pour le faire mais à quel prix, ou un « coquin » qui ne dira rien devant cette belle source de facturation et vous expliquera que c’est très compliqué à mettre en place. Que nenni, il suffit de bien comprendre le but pour remonter à la source et retravailler ces bases et les fichiers qui y correspondent, et personne mieux que vous et les personnes concernées ne peuvent le faire.

Les chroniques de l'ERP : L’organisation des données, au cœur de la digitalisation
Erik O.
23 mai, 2022
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